Собственик На Танцово Студио

Седнахме тази седмица с КласЖонглер танц Йон Кербер го попита какво трябва да вземат предвид собствениците на студио, когато обсъждат дали е подходящ моментът да закупи и настрои софтуер за танцово студио, който да им помогне да управляват бизнеса си.

Тъй като сте президент на компания, която предоставя онлайн софтуер, не бихте ли били склонни към това винаги кажете: ‘Сега е моментът!’?

' Може да се изненадате да чуете това, но не, сега може не бъде подходящото време да започнете да използвате софтуерен продукт, който да ви помогне да управлявате своя танцов бизнес. '

И тогава отново, може би е точното време?

'Разбира се! Всъщност, вероятно. Но за да знам със сигурност, мисля, че има поне пет важни въпроса, които собствениците на танцово студио или мениджърите трябва да си зададат. За начало трябва да попитате: „Става ли бизнесът ми твърде голям, за да се управлява ръчно?“

Предполагам, че имате предвид, колко ученици са ми необходими, преди да има смисъл да започна да управлявам танцовото си студио със софтуер?

„По принцип да. За да отговорим, нека започнем с аналогия. Да предположим, че искате да ушиете собственото си облекло, не е нужно да придобивате и управлявате текстилна фабрика, нали? Разбира се, че не. Обикновена шевна машина вероятно е най-много, от което се нуждаете. Но ако искате да шиете сто дрехи всяка седмица, тази обикновена шевна машина може да не отговаря на задачата или процесът да е твърде бавен на потребителска шивачка в сравнение с ефективността, която ще получите от търговска, компютъризирана текстилна система.

По същия начин, с вашето студио, ако тепърва започвате или умишлено държите училището си по танци много малко - да речем, с по-малко от 30 ученици - ще има ограничение за ефективността, която можете да спечелите от наличието на софтуер за управление на графици, счетоводство и ученически записи, тъй като дори най-простият и най-добрият софтуер за планиране може да е прекален, ако записването ви е малко или провеждате много ограничен брой класове всяка седмица - точно както не ви е необходима фабрика, за да направите една рокля. Но когато записването ви започне да достига до 40, 50 или 100 ученици или започнете да добавяте класове и инструктори, придържайки се към тези електронни таблици, самозалепващи се бележки и други разни инструменти, които сте започнали да използвате, когато за първи път сте отворили вратите си, това само ще попречи на вашия растеж помогнете. '

Джон Кербер.

лилия перла черна възраст

Тогава как мога Казвам, когато училището ми е достатъчно голямо, че има смисъл да инвестирам в софтуер за танцово студио?

„Няма магически брой ученици или паралелки сами по себе си. Но тъй като броят на вашите ученици и броят на класовете започват да растат, ще знаете преди някой, когато започнете да се чувствате затънали от цялата администрация на управлението на бизнес и прекарвате по-малко време в това, което обичате - да преподавате танци. За едно нарастващо училище ефективността, която получавате от създаването и експлоатацията на софтуер за управление на студио, ще стане очевидна и софтуерът бързо ще се изплати от момента, в който спестите. “

И, разбира се, ще има време за настройка, опитвайки се да научите софтуера и други подобни?

'Разбира се. И нуждите на всеки и скоростта на обучение са различни. Така че, уверете се, че избраният от вас доставчик на софтуер има силна подготовка и репутация за поддръжка на клиенти - и отговаря бързо на вашите обаждания и имейли. Това може да направи цялата разлика в успеха или неуспеха, когато решите да внедрите софтуер за управление!

Но видяхме, че дори и за собствениците или мениджърите на танцови студия, които смятат, че не са компютърни, те бързо намират спестяването на време и спестяванията на разходите за неоспорими. Помислете какво казаха някои собственици на студия за ефективността, която те осъзнаха, след като започнаха да използват нашата. Например, един собственик на студио ни каза, че месечното им фактуриране, което преди отнемаше дни, сега изобщо не отнема никакво време, защото клиентите им могат да видят и дори да изплатят дължимия си баланс чрез нашия Портал за клиенти. И един от любимите ми е как друг клиент споделя, че забавените плащания са спаднали с 95 процента от момента на внедряването на нашата система за онлайн плащания. '

Кой е вторият въпрос, който трябва да задам като собственик на студио?

„Запитайте се:„ Доходите, които генерира моето студио, оправдават ли разходите за инвестиране в бизнес софтуерно решение? “Без съмнение някои от вашите читатели са чували за термина„ анализ на разходите и ползите “. Що се отнася до закупуването на софтуер за управление на бизнеса за вашето студио, това означава, че трябва да определите дали месечните разходи за софтуера ще намалят в достатъчна степен разходите за текущата ви бизнес неефективност, ако трябва да продължите да правите нещата ръчно, вместо да се възползвате от ефективността и знания, които ще получите от използването на мощен инструмент за управление на бизнеса. '

Разбира се, времето е пари, както всички знаем. Но как препоръчвате да направите анализ на разходите и ползите?

танц на санша

„Изчислете времето, което вие и вашият персонал понастоящем прекарвате всеки месец, проследявайки приходите и разходите, като събирате месечни или тримесечни отчети за приходите, разходите, посещаемостта, ръста на бизнеса и други, както и времето за управление на клиентите (регистриране, фактуриране, плащания) - основно всички тези функции, които правите ръчно, които могат да бъдат автоматизирани със софтуер. Умножете това по почасовата ставка, която плащате на персонала, който се занимава с тази работа, или по собственото си време. След това имате солидна сума в долари, която да сравните с разходите за софтуер. Настоящите ви месечни разходи почти сигурно ще бъдат в пъти повече от месечните разходи за софтуер. С подходящия софтуер за танцово студио, всички тези месечни административни задачи могат да се изпълняват за секунди или минути, вместо за часове или могат да се извършват от самите клиенти. '

Кой е третият въпрос, който трябва да задам?

„Третият въпрос е въпросът, върху който естествено ще се замислите, след като сте направили анализ на разходите и ползите:„ Дали бизнес софтуерът, базиран на класа, ще осигури ли необходимата ефективност? “За да отговорите на този въпрос, ще трябва решете какви ключови функции имате нужда, за да можете да съобразите софтуера с вашия бизнес. Обичам да казвам на собствениците на студио да се съсредоточат върху своите пет най-важни неща, когато оценяват софтуера, така че да не се затрупват прекалено много с вземането на решения за приятни за използване функции или функции, които не дават много стойност на бизнесът. Прекарва ли по-малко време в счетоводството? Ускоряване на управлението на клиентски акаунт? Получавате ли възможност за бързо стартиране на отчети за състоянието на фактурирането? Изпращате 300 робо текста за закриване или изпращате имейли на всичките си родители от четвъртък? Може би това дава възможност на клиентите сами да правят неща, които вашият персонал сега прави, като например да се регистрирате за клиент, да се регистрирате за клас или да плащате за курсовете си онлайн? Придобиването на способността на вашите инструктори да присъстват и да проследяват часовете си на своя смартфон с помощта на нашия портал за персонала може да е победител! Получавате идеята да идентифицирате вашите най-големи бизнес нужди, които трябва да има софтуерно решение, за да може да ви помогне. И тогава, по желание, направете списък и с „приятни за притежание“ - функции, които софтуерен продукт може да предложи, който би бил полезен, но може да не е прекъсване на сделка. Разделянето на вашия списък на нужди спрямо нужди ще ви помогне да изберете правилния продукт. '

Някакви предложения за най-добрия начин да се уверя, че изброявам всички функции, които ме интересуват, тъй като може би не знам на какво е способен софтуерът?

'Сигурен. Погледнете независимия сайт за сравнение на софтуер за танцово студио, Capterra . Услугата сравнява над 70 софтуерни продукта, специфични за нуждите на танцовите студия. Но някои от тези софтуерни решения предлагат само една или две функции за управление на бизнеса, като просто счетоводство или просто планиране на класа. И така, ето трикът: използвайте инструмента за контролен списък „Филтриране на резултатите“ на Capterra, който ще видите в лявата колона. Просто проверете някой от елементите в списъка, които са важни за вас, и след това щракнете върху „Прилагане на филтри“. Това ще съкрати списъка с конкуренти само до тези, които имат характеристиките, които търсите. '

И четвъртият въпрос, който трябва да задам?

„Четвъртият въпрос е просто следният:„ Какво мислят другите за този конкретен софтуер, който разглеждам? “Два добри ресурса за получаване на отговор на това са Списък на софтуера на училището за танци на Serchen или Списък на Capterra . Обърнете внимание на общите им резултати от клиентите (двата сайта използват петстепенна скала) и прегледайте самите отзиви, точно както бихте могли, ако искате да закупите продукт на Amazon. И точно като отзивите на клиентите на Amazon, потърсете какво най-много от тях казват, тъй като винаги ще има някои странни - рецензент, който мрази определена функция, която 50 други собственици обичат. И все пак такива списъци са изключително ценни при избора на най-добрия софтуер, който да отговори на нуждите на вашето танцово студио. “

Което води до петия въпрос, който трябва да направя да се…

„‘ Имам ли време да направя това? ’Сигурен съм, че всеки собственик на танцово студио, който се опитва да реши дали да закупи, вече се чуди на това. Нека си признаем, като анализирате дали времето е правилно, изберете правилния доставчик и след това настройването на софтуера, работещ за вашия бизнес, ще отнеме известно време. Но ако собственик или мениджър на танцово студио чувства, че просто няма време да свърши тази работа, това всъщност е най-добрият показател че те не управляват своя бизнес, а че техният бизнес ги управлява! Точно сега е моментът да се направи скок в използването на софтуер за управление на студио. Познавам собственика на бизнес, базиран на класове в района на Сиатъл, който все още се опитва да работи без никакъв софтуер за управление, въпреки факта, че имат над хиляда студенти. Това беше кошмар, при това скъп. Трябваше да наеме повече служители на студент от всеки друг бизнес, който познавам. Очевидно е, че тя харчи много повече на месец за заплати, отколкото някога би платила за софтуер месечно.

сода езра

И, да, докато проучването, за да изберете правилния доставчик на софтуер, отнема време, това може да ви спести много пари по-късно. Важно е да направите интелигентен избор при първоначалната си покупка на софтуер, тъй като макар че винаги можете да превключвате по-късно, работата, свързана с това, може да бъде плашеща. '

За повече информация относно ClassJuggler Dance посетете www.danceclassjuggler.com .